Guia para distribuidoras
Um guia prático para distribuidoras que ainda controlam barril, chopeira, cilindro e equipamentos no braço. Sem vender ferramenta — só processo bom.
O controle bom responde rápido: quem está com o quê, desde quando e o que fazer agora.
A dor real
É saber onde cada item está hoje, com quem ficou e qual é a próxima ação.
Processo mínimo
Não comece tentando controlar tudo. Comece impedindo que o ativo fique “sem dono”.
pronto para sair
pedido futuro
com motorista
com prazo
virou ação
classificar volta
fora de giro
cobrança/análise
Regra prática: se um ativo mudou de mãos, mudou de status.
Estrutura
A planilha precisa imitar a operação. Uma aba para cada pergunta do dia.
Que ativos existem?
O que mudou de lugar?
Quem está segurando?
O que saiu e voltou?
O que buscar na rota?
O que deu problema?
Onde atuar primeiro?
Aba boa não é bonita: é aquela que evita discussão no fim do dia.
As 6 planilhas
Planilha 1
É a “placa” do ativo. Sem cadastro, não existe controle.
Ativo sem ID não sai do estoque. Primeiro etiqueta, depois movimenta.
Planilha 2
Cada linha é um evento: saiu, entregou, recolheu, voltou, quebrou.
A pergunta da aba: “quem mexeu nesse ativo e quando?”
Planilha 3
Mostra onde está o dinheiro parado em forma de equipamento.
Não espere faltar ativo para descobrir que ele está parado no cliente errado.
Planilha 4
O fechamento evita a frase: “acho que deixei lá”.
No fim da rota, o ativo precisa estar em um de três lugares: cliente, estoque ou ocorrência.
Planilha 5
Toda entrega deve procurar uma recolha próxima.
Rota boa não só entrega; também limpa pendência.
Planilha 6
Problema operacional precisa virar tarefa, prazo e responsável.
Sem histórico, a distribuidora resolve o mesmo problema várias vezes.
Cenário crítico
Isso acontece em distribuidora. O problema não é acontecer; é ninguém regularizar depois.
Motorista sai com carga extra
ativo fica “em trânsito” com ele
Cliente pede algo fora do horário
entrega é registrada como exceção
No dia seguinte
administrativo cria pedido/contrato e regulariza
Se não bater
abre ocorrência com responsável e prazo
A planilha precisa aceitar exceção, mas nunca deixar exceção sem dono.
Comodato e prova
O controle manual também precisa proteger a operação quando dá problema.
Contrato não precisa ser perfeito para começar. Mas precisa provar entrega, valor e responsável.
Indicadores
mostra onde cobrar/recolher
fecha rota e plantão
evita vender evento sem equipamento
corrige faturamento e processo
mostra raiz: cliente, rota, técnico ou comercial
mede logística reversa junto da entrega
Na rotina manual, o dashboard pode ser só uma tabela simples. O importante é ter data fixa para olhar e decidir.
Plano de 7 dias
Feijão com arroz bem feito já reduz perda e discussão interna.
Dia 1
Contar fisicamente e separar por tipo.
Dia 2
Criar ID único e cadastro mestre.
Dia 3
Registrar só novas saídas e retornos.
Dia 4
Montar saldo por cliente.
Dia 5
Rodar fechamento do motorista.
Dia 6
Criar lista de recolha > prazo.
Dia 7
Revisar regras e cortar exceções soltas.
Meta da primeira semana: parar de perder ativo por falta de registro, não automatizar o mundo.
Entrega final
O material precisa sair com algo utilizável no dia seguinte.
Kit de planilhas
Cadastro, movimentações, pendências, romaneio, recolha e ocorrências.
Padrão de operação
O que preencher em saída, entrega, recolha, plantão e manutenção.
Ritual semanal
30 minutos para olhar pendências, cobrar cliente e ajustar rota.
Indicadores simples
Ativos fora do prazo, em trânsito, avariados e disponíveis.
Próximo passo
Quando a planilha virar gargalo, aí sim pensar em sistema.
Controle bom não prende ativo. Libera giro.
